INFORMATIVA RIGUARDANTE LA PROTEZIONE E L'UTILIZZO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DI ASPIAG SERVICE Srl

· La presente informativa è resa da ASPIAG SERVICE S.r.l. società con socio unico con sede legale in Bolzano - via Bruno Buozzi 30, Partita IVA 00882800212, soggetta ad attività di direzione e coordinamento di Aspiag Finance & Services AG (“Aspiag”), titolare del trattamento, in relazione al trattamento dei dati personali comunicati dal cliente (l’”Interessato”) nell’ambito del servizio di prenotazione libri, testi scolastici/universitari e quaderni, da acquistare presso i punti vendita di Aspiag, degli eventuali servizi accessori di avviso per il ritiro libri e di copertinatura, (di seguito ciascuno il “ Servizio”).

· L’Interessato ha la possibilità di usufruire del Servizio di prenotazione anche sull'apposito sito https://bookstore.despar.it/ (il “Sito”), previa registrazione al Sito stesso.

· Il trattamento sarà effettuato in conformità alla legge (Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali – cd. "GDPR” nonché la normativa italiana applicabile) (i) da Aspiag, quale autonomo titolare del trattamento e/o (ii) dai responsabili eventualmente di volta in volta nominati da Aspiag e/o (iii) dai soggetti autorizzati al trattamento, incaricati da Aspiag e/o dai responsabili.

· Aspiag ha designato quale responsabile della protezione dei dati (cd. data protection officer o DPO) lo Studio Legale Associato Jenny.Avvocati –, con sede in Milano - via Durini 27, con un team coadiuvato dall’avv. Simona Gallo. Potete contattare in ogni momento il DPO in relazione a qualunque questione concernente la privacy, anche inviando una mail all’indirizzo privacy@privacy.despar.it.

1. Trattamento dei dati personali nell’ambito del Servizio

a) Aspiag tratterà i dati dell’Interessato che usufruisce del Servizio al fine di:

· gestire le prenotazioni dei libri effettuate dall’Interessato;

· confermare l’avvenuta prenotazione di un libro;

· vendere i libri all’Interessato con consegna presso i punti vendita di Aspiag scelti dall’Interessato, o riconsegna dei libri al fornitore TXT S.p.A. nel caso di mancato ritiro/acquisto da parte dell’Interessato.

Tali trattamenti sono leciti, essendo necessari per l’esecuzione del Servizio richiesto dall’Interessato e propedeutici all’acquisto dei libri prenotati.

Il conferimento da parte dell’Interessato del proprio nome e cognome è obbligatorio al fine di poter usufruire del Servizio. Pertanto, in caso di mancato conferimento di questi dati Aspiag non potrà erogare il Servizio.

In caso di registrazione al Sito, e di richiesta di Servizio tramite il Sito, si rimanda al successivo punto 2a.

b) Laddove l’Interessato richieda di essere avvisato dell’arrivo dei libri in punto vendita, dovrà necessariamente fornire un dato di contatto (e-mail e/o numero di cellulare) che Aspiag tratta per comunicargli che i libri sono disponibili per il ritiro o per inviargli un promemoria della disponibilità dei libri. Tale trattamento è lecito in quanto necessario per l’esecuzione del Servizio richiesto dall’Interessato.

c) Su richiesta dell’Interessato, Aspiag fornisce il Servizio di copertinatura personalizzata dei libri e/o quaderni prenotati. Per poter fornire tale Servizio, Aspiag dovrà conoscere il nominativo (ed eventualmente anche la classe frequentata) da stampare sulle copertine, che potranno essere anche di soggetti diversi dall’Interessato (ad es. i dati di un figlio). Tale Servizio può essere richiesto dall’Interessato esclusivamente per stampare dati propri o di soggetti per conto dei quali sia legittimato per legge a richiedere il Servizio e ricevere la presente informativa (ad es. figli minori). Tale trattamento è lecito in quanto necessario per l’esecuzione del Servizio, richiesto dall'Interessato. L’eventuale richiesta sulla copertina di dati che possono rientrare fra le categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR (es. l’indicazione di un istituto religioso potrebbe rivelare le convinzioni religiose dell’Interessato), comporta di per sé manifestazione esplicita del consenso dell’Interessato al trattamento di tali dati da parte di Aspiag. Aspiag sconsiglia comunque di comunicazione di dati cd. “particolari” da stampare sulla copertina.

2. Trattamento dei dati comunicati dall’Interessato tramite il Sito

La prenotazione dei libri (ed eventuale richiesta di copertinatura) tramite il Sito richiede che l’Interessato si registri allo stesso; in tal caso l’Interessato ha la possibilità di usufruire delle ulteriori funzionalità del Sito. Si descrivono di seguito i trattamenti effettuati da Aspiag nell’ambito della navigazione sul Sito.

a) Registrazione: i dati di contatto e la password comunicati dall’Interessato attraverso la trasmissione dell’apposito form di registrazione compilato vengono trattati da Aspiag con la finalità di registrare l’utente al Sito e gestire la registrazione. Tale trattamento è lecito in quanto necessario per l’esecuzione di un contratto (la registrazione al Sito). Inoltre, nell’ambito di tale registrazione Aspiag tratta la data di nascita del soggetto che si registra al Sito per verificare che lo stesso non sia minorenne. Il conferimento dei dati contrassegnati con [*] è obbligatorio, pertanto il mancato conferimento di tali dati comporta l’impossibilità di registrarsi al Sito.

b) Assistenza: l’Interessato che si sia registrato al Sito può attivare la funzione di assistenza ed inviare richieste ad Aspiag (es. informazioni o recupero password). I dati comunicati ad Aspiag attraverso la trasmissione dell’apposito modello di richiesta verranno trattati da Aspiag per gestire (es. rispondere) alle richieste di assistenza dell’Interessato. Tale trattamento è lecito in quanto necessario per l’esecuzione del servizio di assistenza.

c) Preferiti: selezionando il pulsante “aggiungi ai preferiti”, l’Interessato che si sia registrato al Sito, può creare una cd. “lista dei desideri” in cui inserire i libri di suo gradimento. Aspiag tratta i dati per creare la “lista dei desideri”, che l’Interessato può utilizzare per ordinare i libri in seguito e il trattamento è lecito in quanto necessario per l’esecuzione di tale servizio.

d) Cerca i libri della tua classe: indicando i dati richiesti (istituto scolastico, classe e sezione) in questa sezione del Sito, l’Interessato può visualizzare l’elenco dei testi scolastici da acquistare e/o consigliati per una classe specifica e selezionare da tale elenco quelli che desidera ordinare. I dati comunicati vengono trattati da Aspiag al fine di visualizzare l’elenco dei testi richiesto dall’Interessato e in caso d’ordine, al fine di effettuare eventuali interventi di variazione dei testi adottati per la classe selezionata. Tale trattamento è lecito in quanto necessario per fornire il servizio di ricerca dei testi scolastici di una specifica classe e di aggiornamento degli stessi in caso di modifiche all’elenco dei testi.

3. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali dell’Interessato è eseguito con l’ausilio di supporti cartacei ed elettronici nei modi necessari per perseguire le finalità per cui sono stati raccolti.

Il trattamento dei dati avviene con procedure idonee a tutelarne la riservatezza e consisterà nella loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, interrogazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione, distruzione degli stessi comprese la combinazione di due o più delle attività suddette.

4. Comunicazione e diffusione dei dati

Aspiag non diffonde i dati dell’Interessato. Tuttavia, i trattamenti dei dati effettuati possono comportare la comunicazione di dati a soggetti terzi, diversi dai dipendenti e collaboratori di Aspiag incaricati del trattamento.

Nello svolgimento delle attività di trattamento dei dati descritte nella presente informativa, Aspiag si avvale infatti anche della collaborazione di soggetti terzi specializzati, che possono venire a conoscenza dei dati.

In particolare Aspiag si avvale dei servizi offerti dalla società TXT S.p.A., con sede in Occhiobello (RO), via dell’Industria 12, P.IVA 1389690387, in quanto fornitore e gestore della piattaforma e delle funzionalità del Sito nonché gestore dell’evasione degli ordini effettuati in punto vendita o sul Sito.

Si precisa che qualora l’Interessato desideri consultare autonomamente lo stato della prenotazione, dovrà collegarsi (previa registrazione) al sito txtspa.it, gestito da TXT S.p.A. quale autonomo titolare.

Ai responsabili del trattamento e ai soggetti autorizzati al trattamento dei dati saranno impartite adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione delle misure minime di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. In ogni caso, saranno rivelati loro soltanto quei dati personali necessari per lo svolgimento delle loro specifiche funzioni. Il Responsabili del trattamento si impegnano contrattualmente a garantire il rispetto della normativa vigente posta a tutela dei dati personali degli interessati e all’adozione di tutte le misure di sicurezza necessarie per la adeguata protezione dei dati degli Interessati.

I dati personali degli Interessati non saranno comunque diffusi.

5. Conservazione dei dati

I dati personali dell’Interessato verranno conservati per i seguenti periodi:

· i dati inerenti ad una prenotazione di libri, ivi inclusi i dati di contatto dell’Interessato e quelli necessari per la copertinatura di cui al punto 1 vengono conservati per un periodo pari a 12 mesi dall’effettuazione della prenotazione;

· i dati trattati per la finalità di cui al punto 2a) vengono conservati per tutta la durata dell’iscrizione dell’Interessato al Sito, che acceda, anche solo saltuariamente, allo stesso; al termine di un periodo di 24 mesi privo di qualsiasi interazione con il Sito, il profilo dell’Interessato e tutti i dati ad esso connessi verranno cancellati;

· i dati di cui al punto 2 b) vengono cancellati entro 12 mesi dall’ultima risposta all’utente;

· i dati di cui al punto 2 c) e d) vengono cancellati entro 12 mesi dal loro salvataggio sul Sito.

Qualora l’Interessato richieda l’emissione di fattura, riceverà apposita informativa sul trattamento dei suoi dati per tale finalità.

6. Diritti dell’Interessato

L’Interessato può esercitare nei confronti di Aspiag i seguenti diritti:

a) diritto di accesso : L’Interessato può chiedere, in qualsiasi momento, quali dati che lo riguardano vengono trattati da Aspiag, la finalità del trattamento, le categorie di dati in questione, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati vengono trasmessi, il periodo di conservazione o i criteri utilizzati per determinare tale periodo nonché la loro origine se i dati non sono raccolti presso l’Interessato.

b) diritto di rettifica : L’Interessato può chiedere la correzione dei dati inesatti ovvero, tenuto conto della finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, come previsto dall’art. 16 GDPR.

c) diritto alla cancellazione o diritto all’oblio : L’Interessato può chiedere la cancellazione dei dati trattati da Aspiag nei casi previsti dall’art. 17 GDPR, ad esempio quando i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati. Aspiag non procederà però alla cancellazione dei dati laddove il trattamento sia necessario per adempiere ad un obbligo di legge a cui Aspiag è soggetta (es. tenuta delle scritture contabili) oppure sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

d) diritto alla limitazione del trattamento : L’Interessato può chiedere che il trattamento dei dati sia limitato, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, ad esempio quando l'Interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario ad Aspiag per verificare l'esattezza di tali dati.

e) diritto alla portabilità: Su richiesta dell’Interessato Aspiag consegnerà all’Interessato i dati che lo riguardano trattati con mezzi automatizzati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Tuttavia tale diritto è limitato ai dati trattati da Aspiag per la stipula o esecuzione di un contratto con l’Interessato, o sulla base del suo consenso. Se tecnicamente fattibile, e qualora l’Interessato lo richieda, Aspiag trasmetterà i dati direttamente ad altro titolare del trattamento.

f) Diritto di opposizione : L’Interessato ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati, compresa la profilazione, che avvenga sulla base del legittimo interesse; questo diritto però è previsto solo per motivi connessi alla situazione particolare dell’Interessato, che li deve dichiarare. In caso di opposizione, Aspiag può continuare il trattamento nel caso in cui dimostri l’esistenza di propri motivi legittimi cogenti (i) per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà dell’Interessato oppure (ii) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

g) diritto di reclamo : L’Interessato che ritenga che il trattamento dei dati effettuato da Aspiag violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per l’esercizio dei suoi diritti, ciascun Interessato può rivolgersi al Titolare all’indirizzo oppure al responsabile della protezione dei dati (DPO) all’indirizzo indicato nella presente informativa.

In caso di dubbi sull’identità dell’Interessato il Titolare, prima di dare seguito alle richieste di cui sopra, potrà chiedere all’Interessato di dare prova della sua identità.